Klokkenluidersregeling

SwB finance

 

 

Vooraf

SwB finance hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is SwB finance van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van SwB finance.

 

 

Gebruikte begrippen

De volgende begrippen komen in deze klokkenluidersregeling langs:

SwB finance

De accountantsorganisatie SwB finance [volledig omschreven zoals in register KvK onder nummer 51921413]

< >

Externe derde

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde SwB finance of één van haar medewerkers.

Melder

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Vertrouwenspersoon

Een natuurlijk persoon die door de directie van SwB finance is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van SwB finance komt niet voor deze functie in aanmerking.

(Vermeende) onregelmatigheid

Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van gedragingen door SwB finance en/of haar medewerkers in verband met:

een (dreigend) strafbaar feit

een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit

een (dreiging) van bewust onjuist informeren

een (dreigende) schending van wet- of regelgeving

een (dreigende) overtreding van binnen Accountantskantoor van Stee geldende (gedrags)regels

een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.

 

Melding

Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.

De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar mail@vanstee.info.

Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres Loskade 37, 4331 HW Middelburg of Postbus 27, 4330 AA Middelburg.

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.

Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

 

Afhandeling melding

De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie van SwB finance. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.

Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van SwB finance een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.

De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.

De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.

Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.

Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

 

Geheimhouding en bescherming

De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.

Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.

De directie van SwB finance garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen SwB finance.

Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door SwB finance.

 

 

SwB finance

 

Terneuzen, 1 augustus 2018